Vacaciones, bajas y sustituciones: cómo organizar la agenda de un equipo de fisioterapeutas

El problema no es la ausencia, es la agenda que sigue llena detrás

Cuando un fisioterapeuta de tu equipo se va de vacaciones o está de baja, sus pacientes ya tenían citas puestas. Si nadie gestiona ese hueco con tiempo, el resultado habitual es pacientes que llegan a una cita que ya no existe, o un compañero que se entera el mismo día de que tiene que cubrir una sesión que no conocía.

Lo primero: marcar la ausencia en la agenda compartida con antelación

En cuanto se sabe una fecha de vacaciones o se confirma una baja, conviene bloquear ese periodo en el calendario de ese profesional cuanto antes, para que el resto del equipo vea automáticamente esa indisponibilidad al intentar agendar algo en esas fechas.

Qué hacer con las citas ya puestas en ese periodo

• Reasignarlas a otro profesional disponible, si el paciente está de acuerdo en cambiar de fisioterapeuta para esa sesión.
• Reprogramarlas a cuando vuelva el titular, si el paciente prefiere esperar.
• Avisar al paciente con tiempo en cualquiera de los dos casos, en vez de que se entere al llegar a la puerta de la clínica.

Sustituciones: que el que cubre tenga la información que necesita

Un sustituto que no conoce al paciente necesita, como mínimo, poder ver el historial clínico y las notas de la última sesión antes de atenderlo. Si el historial está centralizado y no depende de que el titular se lo cuente de palabra antes de irse, la sustitución es mucho más fluida.

Lo que esto significa para la facturación

Si llevas la facturación separada por fisioterapeuta (como explicamos en este otro post), una sustitución puntual plantea la duda de a qué profesional se le imputa esa sesión. Lo más simple suele ser que quede registrada a nombre de quien efectivamente la realizó, no de quien tenía la cita originalmente asignada.

Planificar las vacaciones de todo el equipo con antelación, no fisio por fisio

En clínicas con varios profesionales, otro problema habitual es que dos personas pidan las mismas semanas y la clínica se quede con muy poca cobertura. Ver de un vistazo las vacaciones de todo el equipo en el mismo calendario ayuda a repartirlas antes de que se conviertan en un problema de última hora.

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