Bonos y paquetes de sesiones: cómo gestionarlos sin perder el control

Qué es, en la práctica, un bono de sesiones

Un paciente paga por adelantado un número de sesiones (5, 10, lo que decidas) a un precio por sesión más ventajoso que el suelto. A cambio, se compromete a usarlas en un plazo determinado. Es habitual en tratamientos de varias semanas y en servicios como Pilates o rehabilitación continuada.

El problema que aparece sin un sistema que lo controle

Sin un control claro, pasan dos cosas: se te olvida cuántas sesiones le quedan a un paciente (y acabas regalando una de más, o cobrando una que ya estaba pagada), o nadie se acuerda de la fecha de caducidad del bono hasta que el paciente reclama que quiere usarlo y ya pasó el plazo.

Qué necesitas controlar de cada bono

• Cuántas sesiones incluye y cuántas quedan en cada momento.
• La fecha de compra y la fecha de caducidad, si la tiene.
• Si el bono es para un servicio concreto o válido para varios.
• El historial de qué sesiones se descontaron del bono y en qué fechas.

Cómo evitar el problema de la caducidad olvidada

Lo más práctico es que el propio sistema avise, tanto a tu equipo como al paciente, cuando el bono está cerca de caducar con sesiones todavía sin usar. Es mejor avisar con tiempo que descubrirlo cuando el paciente ya quiere reclamar el reembolso de lo no consumido.

Bonos y facturación: cuándo se factura, ¿al comprar o al usar?

Aquí hay dos criterios habituales: facturar el importe completo en el momento de la venta del bono, o facturar sesión a sesión a medida que se consumen. Cada opción tiene implicaciones fiscales distintas sobre cuándo se declara ese ingreso, así que conviene decidirlo con tu gestor antes de empezar a vender bonos, no después.

Vender bonos también es una palanca de caja

Más allá del control operativo, un bono bien gestionado adelanta ingresos (el paciente paga antes de usar todas las sesiones) y fideliza, porque un paciente con sesiones ya pagadas vuelve con más constancia que uno que decide sesión a sesión.